Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.3.2026. Viimeisin muutos 1.3.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Tilineloset Oy, Y-tunnus 3457027-1

Hermannin rantatie 2 B, 00580 Helsinki

Puhelin: 030 363 201 – www.tilineloset.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Hannes Hyttinen, hannes.hyttinen@tilineloset.fi, +358 50 445 5207

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan yhteyshenkilölle kirjallisesti.

3. Rekisterin nimi

Tilineloset Oy:n asiakasrekisteri sekä verkkosivuston yhteydenotto- ja kävijätietorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen, palvelujen tuottaminen ja laskutus

• verkkosivuston yhteydenottolomakkeella lähetettyihin viesteihin vastaaminen

• asiakasviestintä ja palvelujen kehittäminen

• verkkosivuston toiminnan varmistaminen ja käytön tilastointi.

Käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimuksen täytäntöönpano (asiakassuhde), rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet (mm. kirjanpito- ja verolainsäädäntö), oikeutettu etu (yhteydenottoihin vastaaminen, asiakasviestintä) sekä suostumus (ei-välttämättömät evästeet ja kävijäseuranta).

Siltä osin kuin käsittelemme asiakkaidemme työntekijöiden tietoja osana palkanlaskenta- ja taloushallintopalveluja, toimimme henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Tästä käsittelystä sovitaan asiakkaan kanssa erillisellä henkilötietojen käsittelysopimuksella.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi, asema ja yritys/organisaatio

• yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite

• asiakassuhdetta koskevat tiedot: sopimus-, tilaus- ja laskutustiedot

• yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit ja niiden sisältämät tiedot

• verkkosivuston käytöstä kerättävät tiedot: IP-osoite, evästetunnisteet, vieraillut sivut ja käyntiajankohta.

6. Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään: verkkosivuston lomakkeista, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista ja tapaamisista. Yritysasiakkaiden tietoja voidaan täydentää julkisista lähteistä, kuten Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

7. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin ilman suostumusta. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Käytämme palveluntarjoajia (mm. IT-, ohjelmisto- ja verkkosivupalvelut), jotka käsittelevät tietoja lukuumme kirjallisten käsittelysopimusten perusteella.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirto on palvelun toteuttamiseksi tarpeen, se tehdään tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymin vakiosopimuslausekkein.

9. Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen lainsäädännön edellyttämän ajan (esim. kirjanpitoaineisto 6–10 vuotta). Yhteydenottolomakkeen viestit poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua, ellei yhteydenotto johda asiakassuhteeseen. Kävijäseurannan tiedot säilytetään evästekohtaisesti määritellyn ajan.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Sähköiset aineistot on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja asianmukaisin tietoturvaratkaisuin, ja tietoliikenne on salattu. Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot

• vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua

• vaatia tietojensa poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta

• rajoittaa käsittelyä ja vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun

• siirtää itse toimittamansa tiedot järjestelmästä toiseen

• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

12. Evästeet ja kävijäseuranta

Verkkosivusto käyttää evästeitä. Välttämättömiä evästeitä käytetään sivuston toiminnan varmistamiseen. Lisäksi käytämme kävijäseurantaa Google Analytics sivuston käytön tilastointiin. Ei-välttämättömät evästeet otetaan käyttöön vain kävijän suostumuksella, jota pyydetään evästebannerissa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa evästeasetuksista.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme. Olennaisista muutoksista tiedotetaan sivustolla.